Uusi arkistointijärjestemä eläinpapereille

Edellinen eläinpapereiden arkistointijärjestelmä ehti olla käytössä aika tarkkaan kaksi vuotta. Silloin vaihdoin eläinpaperit kodinkansiosta kolmeen perinteiseen kansioon, koska kodinkansio alkoi käydä niille liian ahtaaksi. Ja saihan paperit luokiteltua kansioihin oikein näppärästi eri alaryhmiin välilehtien ja muovitaskujen avulla. Aika pian aloin kuitenkin huomata, että olen pohjimmiltani erittäin laiska paperien kanssa. Kansiosysteemin käyttö vaati, että aina uusien papereiden tullessa minun piti ensin kaivaa esille muovitaskut, sen jälkeen sujauttaa jokainen uusi paperi omaan muovitaskuunsa, jonka jälkeen jokainen paperi piti vielä sijoittaa omalle paikalleen. Esimerkiksi jos olin näyttelyssä viiden fretin kanssa, joista kaksi sijoittui, arkistoitavia papereita tuli seitsemän, jotka kuuluivat viiteen eri välikköön kansiossa. Ei periaatteessa iso homma, mutta jäi hyvin usein tekemättä. Jopa niin usein, että aloin pikkuhiljaa huomata, että meillä seilasi eläinpapereita milloin minkäkin hyllyn päällä, josta sitten siirtelin niitä joutessani kansioiden vieressä olevaan muovitaskuun odottamaan mapittamista. Odotusaika koitui myös joidenkin papereiden kohtaloksi, kun joku freteistä päätti arkistoida eväitään samaan muovitaskuun. 

Vanha systeemi. Huomaa siisti muovitaskupaperihässäkkä kansioiden vieressä.

Toiseksi ongelmaksi kansiomallissa muodostui, että osalla meidän eläimistä on papereita vaikka millä mitalla: on rekisteritodistusta, kauppakirjaa, CITES-todistusta, eläinlääkäripapereita, näyttelyarvosteluja, kunniakirjoja... Ja vastaavasti taas hyvin isolla osalla meidän tyypeistä ei ole yhden yhtäkään paperia. Joko ei ole ikinä ollutkaan, tai sitten ne eivät vain ole ikinä päätyneet tänne meille asti. Sen takia frettikansio ja muistokansio tahtoivat täyttyä, siinä missä kissojan ja muiden eksojen kansio pysyi lähes tyhjänä. Kaikkein eniten alkoi kirveltää se, että kun lemmikin kuoltua siirsin kaikki kyseisen eläimen paperit aina muistokansioon, meidän muistokansio alkoi olla jo nyt niin täysi, että olisimme tarvinneet pian uuden. Minulla ei ole varsinaista tarvetta siivota kuolemaa pois näkyvistä, mutta koska näin ison lauman kanssa kuolemaan törmää muutenkin ihan liian usein, en halua kuoleman vievän liikaa tilaa elämältä. En halua että minulla on lopulta enemmän kansioita kuolleiden kuin elävien papereille. Samasta syystä meillä on myös käytössä muistolehto uurnien tai yksittäisten hautamonumenttien sijaan: haluan kuolleiden perheenjäsenien pysyvän lähellä, mutta en halua koko pihan muuttuvan vuosien saatossa isoksi hautausmaaksi.   

Ensimmäinen yritys mahdottaa kaikki riippukansioihin.

Uutta arkistointisysteemiä mietittäessä otinkin ensin työn alle selata, mitkä paperit ovat jääneet meillä helpoiten seilaamaan, ja mitä papereita meillä on eniten. Eri arkistointijärjestelmiä harkittuani päädyin sitten hankkimaan yhden riippukansiolaatikon, johon tulivat kaikki tärkeimmät ja ajankohtaisimmat paperit tarpeeksi suurpiirteisinä kategorioina. Eli ei siis enää erikseen lokeroa jokaiselle fretille ja kissalle erikseen, vaan yksi lokero frettien tärkeille papereille, yksi näyttelypapereille, yksi kissojen papereille, yksi muiden eläinten papereille, yksi eläinlääkäripapereille ja yksi kuolleille. Niistä ne olisi kyllin nopea löytää, mutta saattaisin silti esimerkiksi eläinlääkäristä tai näyttelystä tullessani tiputtaa koko nipun yhteen välikköön tekemättä papereille mitään ja lajittelematta niitä. Kahdelle isoimmalla kategorialle, jotka olisivat muuten vaatineet kumpikin useampia riippukansioita, hankin lisäksi ylivuotolaatikot. Tällaisia kategorioita meillä olivat eläinlääkäri ja näyttelypaperit. Niistä jatkossa tuoreimmat tulevat löytymään samasta kansiosta muiden tärkeiden eläinpapereiden kanssa, mutta riippukansion täytyttyä vanhemmat ja siten ei-niin ajankohtaiset siirtyvät arkistolaatikoihin. Aika harvoin sitä kun tulee selattua kaikkein vanhimpia eläinlääkäripapereita tai näyttelyarvosteluja, vaan useimmiten arjessa riittävät ne pari uusinta, jos tarkistaa vaikka, miten jokin veriarvo on muuttunut tai mitä lihaksistosta oli mainittu viimeksi. Kun edesmenneiden papereistakin seuloi eläinlääkäri- ja näyttelypaperit erilleen, sain edesmenneidenkin muut paperit mahtumaan helposti samaan säilytyslaatikkoon nykyisten tyyppien papereden kanssa.

Riippukansioiden avuksi hankitut arkistolaatikot, joiden myötä pääsin purkámaan muistokansionkin.

Riippukansiolaatikon ja kahden arkistolaatikon lisäksi meiltä löytyy vielä yksi muovilokero, jossa on frettien, kissojen ja kanien rokotuskortit. Nekin periaatteessa mahtuisivat nyt yhteen riippukansioista, mutta toisaalta erillinen kansio on helpompi ottaa mukaan rokotusreissuille, silloin kun rokotukset tapahtuvat muualla kuin kotona. Valitettavasti frettien kohdalla rokotteen saatavuusongelma on nyt jatkunut yli vuoden, minkä takia meidän nykyisestä jengistäkään kolmella ei edes ole rokotuskorttia, eikä ole vieläkään varmuutta, pääsemmekö järjestämään frettien joukkorokotusta tänäkään vuonna täällä meillä. Sen takia kanit käytettiin jo rokotuksilla muualla, ja viimeistään kesällä on myös kaikkien viiden kissan rokotukset.   

Uusi eläinpaperiarkisto